Obligation d'utiliser des logiciels de caisse certifiés à partir de 2018

Obligation à partir de 2018   Amende   Choisir un logiciel de caisse certifié   Article 88 de la loi n°2015-1785 Facture électronique obligatoire en 2017

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Critères de sélection d'un logiciel de caisse certifié

Publié le 03 août 2016 - Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803)

Différents critères permettent le certification d'un logiciel. L'un des critères majeures est la mécanique des conditions d’archivage. Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l'intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu'il existe une procédure de purge.

Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système. Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d'archivage, selon un procédé fiable.

Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Avant la mise en œuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d'une archive complète des données de règlement (données d'origine et éventuelles modifications), avec la date de l'opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé. Pour les systèmes de caisse, la purge n'est que partielle : le système doit conserver dans un état sécurisé « en ligne », c'est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées.

Logiciels exclus par défaut

Publié le 13 janvier 2017 - Espace d'information numérique sur l'obligation d'utiliser des logiciels de caisse certifiés

Sont automatiquement non certifiés et de facto non agréés:
  • les systèmes de facturation et/ou livres journaux comptables réalisés au travers de la suite bureautique Microsoft Office;
  • les systèmes de facturation et/ou livres journaux comptables réalisés au travers de la suite bureautique Open Office;
  • les systèmes de facturation et/ou livres journaux comptables réalisés au travers de la suite bureautique Libre Office;
  • les systèmes de facturation et/ou livres journaux comptables réalisés au travers de toute autre suite bureautique;
  • les logiciels délivrés sous licence Open Source;
  • les logiciels "maison" (logiciel réalisé par l'entreprise elle-même);
  • les logiciels installés sur des ordinateurs locaux dont la base de données est accessible par l'utilisateur et modifiable.

Logiciel conseillé

Publié le 13 janvier 2017 - Espace d'information numérique sur l'obligation d'utiliser des logiciels de caisse certifiés

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